Püsikliendile:
Majandustarkvara Hind Klienditugi Meist Kontakt
Majandustarkvara
Personaliarvestus HRM+
Palgaarvestus
Ärianalüüsi lahendused
 

Terviklik süsteem KOV näitel

18.06.2020

Millega Sa tegeled, armas finantsosakond?

Lääne-Nigula VV finantsosakond ei ole võtnud endale eesmärgiks teha raamatupidamist minimaalselt, sh et deebet ja kreedit oleks tasakaalus ning saldoandmik õigel ajal üleval või eelarve oleks koostatud kõigest seaduse kohaselt.



AUTOR: Piret Zahkna

Lääne-Nigula Vallavalitsus

Eelarve ja raamatupidamise osakonna juhataja

(avaldatud autori loal)

 

 

Oleme võtnud endale eesmärgiks koguda süstematiseeritud infot ning väljastada juhtidele olulist juhtimisinfot. Teisalt mõtleme sellele, et me ei dubleeriks üksteist oma töödes. Kõigepealt üks koht, kus finantsosakonna töö kattub teiste osakondade ja asutuste tööga, on personaliarvestus ja tööajagraafikud.

Me oleme endale valinud ja tööle rakendanud tarkvarasüsteemi, kus on terviklahendus, seejuures erinevad süsteemid kasutavad samu andmeid, andmed liiguvad, ilma et peaks neid edasi liigutama või üle tõstma, ning topelt sisestamist ja arvestamist ei toimu. Ühtlasi püüame võimalikult palju tööd ette automatiseerida. Millest ma räägin?

Meil on personaliprogramm, kuhu sisestatakse kogu valla ametiasutuste, hallatavate asutuste, erinevate esindus- ja võimuorganite struktuurid, töötajad, töötasud, puhkused, lähetused, koolitused, haigused, tööluusid, autasud, karitstused jne. Sisestamisega tegelevad personalispetsialist ning vanemraamatupidajad.

Miks mitte hallatavad asutused? Oli algselt mõttes, et iga asutus sisestab ise, aga … kui teha süsteemi, kus iga töösuhe sisestamine mõjutab eelarve kontot, tegevusala ja veel erinevaid dimensioone, deklareerimise koodi, tasu arvestamise põhimõtteid – siis tundus mõistlikum (ja lihtsam) mitte välja õpetada 20+ juhti, vaid jagada töö ära personali- ja finantsosakonna vahel (arvestades, et raamatupidajad ka varasemalt andmeid sisestasid raamatupidamisprogrammi). Ja sellega ühtlasi vältida ka üle kontrollimise funktsiooni, mis paratamatult oleks tekkinud, kui sisestajaid on palju.

Kuhu andmed liiguvad? Esmalt liiguvad nad tööajagraafikutesse. Teate neid tööajagraafikuid, mis muidu tulevad asutustest, tihtipeale veebruaris on 31 kalendripäeva või puhkepäevad on eelmise kuu põhjal või need huvitavad tunnid, eriti kui on 0,.. ametikohad. See mure on kadunud. Kõik tööajagraafikud on eeltäidetud. Kõik, kes on kindla kuupalgaga, sh olenemata ametikoha suurusest, nende tööaeg jookseb automaatselt graafikusse. Ja ei pea mõtlema, kas oli 40 tunnised töönädalad või 35 tunnised.

Puhkused imporditakse korraga sisse, seega ka puhkused on graafikutes aasta lõpuni eeltäidetud. Muud puudumised (koolitused, lähetused, haigused jne) on juba kokkuleppe koht, kes seda sisestab. Meie asutused seda ülesannet endale võtnud ei ole, infot sisestatakse peamajast. See aga eeldab, et juhid esitavad meile sedasorti KK varakult. Kui tegemist on tunnitasu saajatega, siis nende puhul sisestab andmeid asutuse juht.

Kas on asutusi, kus on kasutusel ka summeeritud tööaega, öötööd, pühadel töötamist? Meil on seda lausa kahel hooldekodul. Seal lisatakse andmed tööajagraafikusse kellaajaliselt, mis omakorda toob arvestusse sisse eraldi öötöö, lisaks pühade arvestuse, riigipühade öötöö ning ka summeeritud tööaja arvestuse, kellel seda vaja on. Mugav!

Kui tööajagraafik on õige, vastab andmetele, kinnitab selle vastav juht (selleks on tal kasutada eraldi nupp) ning teade selle kohta saabub raamatupidaja meili. Siis raamatupidaja teab, et võib hakata töötasu arvestama.

Tööajagraafiku abil pakub /personaliprogramm ka sisekontrolli efekti ehk ei saa suunata töötajat sel ajal lähetusse või koolitusele, kui isik puhkab või on haige, mida vahel hallatavad asutused armastavad teha. Mis aga puudutab tööajagraafikute täitmist, siis see muudatus meeldis kõikidele asutuste juhtidele – see on nii lihtne ja vähendas oluliselt andmete sisestajate tööaega, lausa päevast minutiteni. Kasutagem aega mõistlikult!

 

Personaliprogramm, tööajagraafikud ning majandustarkvara on üks terviklik kogum, mitte eraldi süsteemid, mis on omavahel liidestatud. Sh kogu info, mis sisestatakse personaliprogrammi või tööajagraafikusse, see kõik kajastub majandustarkvaras kohe pärast sisestust. Ausalt öeldes, mul pole kunagi olnud nii head ülevaadet kogu valla töötajatest. Paari klõpsuga võin välja võtta asutuste, palgagruppide, tegevusalade, töösuhete liikide jms lõikes info töötajate kohta.

Ehk kiirelt võin öelda, kui palju on vallas lepingulisi suhteid, ametikohti või töötajad kokku – see huvitab ikka ja jälle kedagi J Liidestus TÖR-ga on töös, sh ametikoha aadress on määratletud juba struktuuri juures, aga vajadusel saab kasutada muud aadressi kui asutusel, ISCO kood juba ametikoha juures. Meie soov oli, et kõik töösuhte liikumised ei ole täisautomaatsed TÖR-i suhtes ja seda seetõttu, et eriti haridusasutustes on ühes töölepingus kirjas mitu ametikohta, aga TÖR-s on üks kanne.

Üks suur soov oli, et raamatupidajad töötaksid ühes keskkonnas, et ei oleks pidevat hüplemist mitme keskkonna vahel. Praegune süsteem võimaldab suuremal jaolt seda teha, ehkki aeg ajalt käiakse Omnivas e-arveid kontrollimas. Kõik e-arved imporditakse otse programmi e-arvete moodulisse – kus toimub nende kinnitamisele saatmine.

Koos kinnitamisele saatmisega  liiguvad ühtlasi ostuarve read programmi konteerimiseks. Kinnitamiseks on tehtud mallid, lisaks saab arve saata kinnitamisele ka rea kaupa. Kommentaarid ja manused, mis kinnitajad arvetele lisavad, tulevad programmi kaasa ja need on seal nähtavad. Mis kinnitajatele meeldib eriti, on see, et teade tuleb üks kord päevas koos nimekirjaga, seega ostuarvete kinnitamised ei ummista postkasti. Ja teisalt meeldib kinnitajatele kiiresti võimalus liikuda järgmisele arvele kinnitamiseks või kinnitada mitut arvet korraga. Ning saab muuta või lisada kinnitajaid.

Mis raamatupidajatele eriti meeldib, et faile saab juurde lisada ostuarvete juurde. Näiteks kui on käskkirjad, korraldused või lepingud – need saab manusena juurde lisada ehk see annab võimaluse igal hetkel vaadata, mis see dokumendi sisu täpselt oli.

Teema: Müügiarve ehk  mass-arved (koolide, lasteaedade, hooldekodud jne), mida teevad vist kõik KOV-d. Me kaotasime ära excelid ja lähteinfo sisestatakse veebipõhiselt asutuste poolt, kust see jõuab taas otse programmi. Ühtlasi on asutustel ülevaade, mis tasud (nt lasteaia osalustasu, kohatasu), soodustused ning hinnad kehtivad. Ning teisalt juhil/kulujuhil on ülevaade, kas kõik isikud nimekirjas. Mis mulle selle asja juures eriti meeldib, on see, et kogu see info (kogused) on hiljem kergesti väljavõetav – aga sellest veidi hiljem.

Üks oluline põhjus, miks mina vajasin oma töös uut majandustarkvara, oli see - et ma ei saanud vajalikku infot sellisel kujul kätte nagu tegelikult vaja oli. Mida suuremaks muutub KOV, seda keerulisem struktuur ja ka seltskond J.

Alustame eelarvega, kas ja kui palju peavad eelarve kasutajad- ja vastutajad kursis olema sellega, millise tegevusala all midagi kajastatakse ja kas eelarve kasutajad saavad tegelikult sealt seda infot, mida nad päriselt vajavad ja kas mina ka seda sealt saan? Ei saa ju eeldada, et kõigil eelarve kasutajatel on avaliku sektori raamatupidamise teadmised. Ja kui lõputult palju neid pikendatud tegevusalasid üks süsteem peaks siis sisaldama? Teisalt ühinemise tagajärjel jagati eelarve vastutajad ja kasutajad nii ümber, et ühes asutuses (nt kool/lasteaed) võib olla mitu kulujuhti. Aga infot on ju vaja edastada eelarve vastutajatele ainult nende tulu/kulu piires, mis neid puudutab ja ka nii, et nad sellest ka aru saavad (siin all mõtlen eelkõige sotsiaal- ja kultuuri inimesi, aga ka …) ja sellises liigenduses, et nemad ka aru saavad.

Mis mulle antud programmi juures meeldib, et ma saan luua just sellise süsteemi, millest on kasu minul oma töös ja ka teistel. Esiteks on mul kasutada päris suur dimensioonide hulk, meie kannetes kajastub lisaks kohustuslikule kontole, tegevusala jne veel kulujuht, üksus, objekt, projekt. Selline jaotus annab mul väga täpselt ära määratleda, kes on eelarve antud tulu/kulu vastutaja ning modelleerida talle arusaadavas keeles aruande. Lihtne näide: kultuurinõunik soovib saada ülevaadet antud toetustest, aga ta tahab seda toetuse liikide lõikes ehk kui palju on antud projekti toetust, kogukonnateenuse toetust, kogukonna ürituse toetust jne. Kui raamatupidamises võin kajastada kõike ühe tegevusala ja ühe konto all, siis nüüd on mul võimalik seda erinevate dimensioone kasutades kuvada talle just sobival viisil. Näiteks sellest aastast soovis sotsiaalosakond teenuspõhist eelarvet, sh temale kuvatakse ainult teenused ja toetused, mida osakond ellu viib, ilma ühegi tegevusalata. Teisalt saan ma modelleerida endale sellised aruanded nagu minul vaja on ja sellise struktuuriga, nagu soovitakse. Samas saan kasutada nn drill-down süsteemi ehk liikuda aruandest kuni algdokumendini välja ja tagasi.

Mis see annab mulle? Ajalise võidu!

Oma töös pean ma tegema päris mitmeid analüüse, kus mul on vaja suhteliselt detailselt andmeid. Samas, kui raamatupidamises käib läbi nii palju infot, siis on mõistlik juba teatud andmeid koguda ja teha seda süstematiseeritult ja läbi mõeldes kellele ja miks seda korjatakse.

Eelarvestamise osas on vaja teada objektide Kwh, Mwh, m³, autode kütuse kulusid. Ma ei leia, et seda infot peaks korjama majandusosakond või keegi veel eraldi, sest see info käib ju nii kui nii läbi raamatupidamise. Kui see info on kogutud, on juba seda lihtsam edasi kuvada neile, kes seda vajavad. Või näiteks lõputu köökide teema, meil on neid kokku nt 13. Juhul, kui palutakse arvestada välja portsjoni hind, siis täna olen võimeline seda suhteliselt kerge vaevaga arvutama, sest köögikulud nii lasteaias kui ka hooldekodus jooksevad eraldi. Ja samas on olemas info ka väljastatud portsjonite osas (v.a koolilõuna ja vabastused).

Ning personalikulud –aeg ajalt on vaja teada, et kui palju moodustavad töötasudest nt juhtimiskulud või haldamiskulud või õpetajate töötasu kulud või huvitegevuse kulud või täiskasvanute huvitegevuse kulud.. jne. Ühesõnaga – kui on vajadus, saab teha endale just sellise andmelao, nagu seda vajatakse.

Oluline on selle juures ka info kuvamine. Meie kasutame selleks Power BI-d, sest sinna saab kuvada ja siduda kokku erinevaid andmeid. Hetkel kuvame otse programmist valla kodulehele nii eelarve kui ka eelarve täitmise infot kui ka personaliinfot, mis uueneb igal tööpäeva hommikul. See tähendab, et juhil on olemas alati värske info. Plaanis on lisada juurde koguste info ja muude andmebaasidest täiendavat infot.

Seega me liigume kogu aeg edasi, ja saavutatul peatuma ei jää. Selleks teeme oma tarkvarasüsteemi arendajatega koostööd.

Aga tagasi põhiteema juurde. Millega Sa tegeled armas finantsosakond? Tegeleme süsteemselt andmete kogumisega ning vajaliku info väljastamisega. Terviksüsteem (personali ja majandustarkvara) mida kasutame oma töös on Tresoor Tarkvara firmalt ja programmi nimi ongi Tresoor. Kellel tekkis huvi, siis Tresoorile saab kirjutada info@tresoor.ee.  Seal on inimesed, kes rõõmsasti Teie küsimustele vastavad. ….